パラノイア的メール保存法 – 中編

photo credit: Official U.S. Navy Imagery

若干間が開いてしまいましたが、続きです。本来は今回で終わらせるつもりだったのですが、長くなりすぎたので今回は中編ということで。

中編では、届いたメールの自動転送設定・転送先のメールアドレスの設定までを解説します。BCCによる送信メールアドレス関係の設定は、後編で。

メインで使うGoogle Appsメールアドレスの転送設定

通常のメール転送だけでは1カ所にしか転送できないので、フィルタを使い3カ所へ全てのメールを転送します。また、今まで届いたメールもPOP経由で各メールアドレスに送り込みたいので、その設定も確認します。

 

まずは [設定] リンクをクリックして、[メール転送と POP/IMAP] から、転送先アドレスを3つ追加します。各メールアドレスに確認番号が書かれたメールが届いたら、それを入力してメールアドレスを有効にしておきましょう。

あわせて、もしPOPが無効になっていたら、画面のようにPOPを有効にします。POP受信したメールはアーカイブせず、受信トレイに残すようにします。

 

続いて、[フィルタ] 画面から、キーワードに -in:spam とだけ記載し、次のステップ ボタンをクリックします。

 

こんな画面が出てきますが、OK を押して次のステップに進みます。

 

次のアドレスに転送する にチェックを入れて、設定した転送先メールアドレスを選びます。フィルタを更新 ボタンをクリックすると、以降届く全てのメールが転送されるようになります。

これを転送するメールアドレス分設定すれば完了です。私の場合は、[メール転送と POP/IMAP] で全てのメールをGmailに転送させ、フィルタの設定で HotMailとYahoo Mailに転送するようにしています。

 

転送受信用 Hotmailメールアドレスの設定

基本的には何も設定しなくてもメールは蓄積されますが、BCCで送られる自分の送信済メールも保存されるため、そのフィルタは作っておいたほうがいいでしょう。あわせて、このメールアドレスに直接送られてきたメールは別のフォルダに振り分けるようにも設定しておきます。

そうする理由は、このアドレスはあくまでメールを溜め込むために使い、このメールアドレスを露出する予定はないためと、メールアドレスに直接辞書攻撃でSPAMが送られた場合に、本来のメールが埋もれることがないようにするためです。(HotmailにもSPAMフィルタはありますが、念のために)

また、今までGoogle Appsで受信していたメールをPOPで受け取らせるための設定も必要です。それぞれ順を追って説明します。

 

Hotmailにログインして、右上の [オプション] から、詳細オプション をクリックします。

 

[Hotmail のオプション] 画面が開いたら、新着メッセージの並べ替えのルール をクリックします。

[新着メッセージの並べ替えのルール] 画面が開いたら、新しいフィルター ボタンをクリックして、新規フィルター作成画面を開きます。

 

画面のように、差出人アドレス・が次の文字列と同じである場合 と選び、その横にメインのGoogle Appsメールアドレスを設定します。

続いて、新しいフォルダーに移動 をチェックし、移動したいフォルダ名を記入します。例では、送信済メール としていますが、お好きなものを入力してください。既に何かしらのフォルダを作っている方は、次のフォルダーに移動する から、そのフォルダを選んでください。

保存する ボタンをクリックしてフィルタを保存し、新着メッセージの並べ替えのルール 画面に戻って、作成したフィルタが反映されていれば成功です。

これで自分が送信したメールは振り分けられるようになりましたが、直接Hotmail宛に送られたメールも同様に振り分けするようにします。

 

先ほどと同様、[新着メッセージの並べ替えのルール] 画面から、新しいフィルター ボタンをクリックして、新規フィルター作成画面を開きます。

今度は、宛先またはCCアドレス・が次の文字列を含む場合 と選び、その横にこのHotmailメールアドレスを設定します。

それ以降の設定については、先の例と同様、お好きに設定してください。

 

最後にPOP受信を設定します。[Hotmail のオプション] 画面から、別のアカウントからの電子メールの送受信 をクリックします。

[別のアカウントからの電子メールの送受信] 画面が開いたら、中段の POP アカウントからのメールの受信 にある、アカウントの追加 をクリックします。

 

詳細オプション をクリックすると上のような画面になりますので、各項目を埋めていきます。Google Appsメールアドレスの場合、メールアドレス・POP3ユーザー名にはご自身のメールアドレスを、受信メールサーバーは pop.gmail.com として、他の設定は画面通りにします。

 

次へ ボタンを押すとこの画面になります。画面の例では 過去の受信メール というフォルダにPOPから受信したメールを集めるように設定していますが、この辺りはお好みで設定してください。

最後に 保存 ボタンを押せば、設定は完了です。

ここまで終わると、Google Appsメールアドレスに「Windows Live Hotmail : 電子メール アドレスの確認」というメールが届き、HotmailからGoogle Appsメールアドレスを送信元としてメールを送るための認証が求められます。

このメールのリンク先へアクセスすれば、Hotmailの設定は全て終了となります。

 

転送受信用 Yahoo! Mail(アメリカ) メールアドレスの設定

こちらも基本的にはHotmailと同様の設定をするだけですが、英語なのでちょっと取っつきにくいかもしれません。また、SPAMフィルタが日本語に最適化されていないので、日本語のメールを受け取るとSPAM扱いされることが多いため、SPAMフィルタをオフにする必要があります。

手順が増えてちょっと面倒ですが、SPAMフィルタをオフにできるのは、メール蓄積先として考えるとメリットでもあるため(Hotmailは迷惑メールに振り分けられて10日経つと消えるし、Gmailも30日で消えてしまう)、もれなく設定しておきましょう。

 

Yahoo Mailにログインして、右上の [Options] から、More Options をクリックします。

 

左のメニューから [General] を選び、その中の Home Country (when sending text messages): を Indonesia として、左上の Save Changes をクリックします。これでメールの送信日時が正確に表示されるようになります。(インドネシアはタイムゾーンが日本と同じなので)

 

続いてSPAMフィルタをオフにします。[Spam] オプションから、Control SpamGuard: のチェックをオフにして、左上の Save Changes をクリックします。

 

メールの振り分けは、[Filters] メニューから行います。Add Filter をクリックして、新規フィルタ作成を行います。

 

自分が送信したメールの振り分け例です。yourmail@example.com をご自身のメールアドレスに置き換えてください。この例のように、Move to Folder を [New Folder] にした状態で Save Changes をクリックすると……

フォルダ作成画面となるので、好きなフォルダ名を入力します。その後、フィルタ設定画面に戻るので、再度 Save Changes をクリックします。以上で自分が送信したメールのフィルタ設定は完了です。

 

続いて、直接Yahoo Mailに届くメール振り分けを行います。基本的には先ほどまでと同様の手順ですが、入力は以下の画像のようになります。

私が実際に使っているフィルタ例を元にしています。yourmail@yahoo.com を、お使いのYahoo Mailアドレスに変更してください。

Yahoo MailでもPOPからのメール受信に対応しているようなのですが、数日間テストしてみたものの、うまく pop.gmail.com からメールを取得してくれないようなので、今回は割愛します。再度実験して、うまくいけばご報告したいと思います。

 

転送受信用 Gmailメールアドレスの設定

こちらも他のメールアドレスと同様の設定を行います。

 

まずは自分宛に届くメールを迷惑メールにしない設定を行います。[設定] ? [フィルタ] から、新しいフィルタを作成します。キーワード欄に、自分のGoogle Appsメールアドレスを記入し、次のステップ ボタンをクリックします。

 

迷惑メールにしない にチェックを入れて、フィルタを更新します。

 

続いて、送信済メールを振り分ける設定を行います。[フィルタ] から、新しいフィルタを作成します。From欄に、自分のGoogle Appsメールアドレスを記入し、次のステップ ボタンをクリックします。

 

受信トレイをスキップ(アーカイブする) と ラベルを付ける にチェックを入れて、お好みのラベルを設定します。フィルタを更新すれば完了です。

 

Gmailに直接送られるメールのフィルタリングは、GmailのSPAMフィルタが優秀で取りこぼしがないので、私は設定していません。

また、過去に受信したメールの流し込みは、GmailからPOPで取得させるより、Thunderbird等からIMAP経由でコピーさせた方が簡単なので、そちらをお勧めします。下記のサイト様の内容が参考になるかと思います。

Gmailを独自ドメインのメールアドレスで利用
http://g-tips.net/apps/appssetting/message_copy.html

ただ、大量のメールがある場合は、POP経由で受信させた方がいいとは思います。その場合は、下記サイト様の内容が参考になると思います。

Gmail同士でPOPアクセスする方法
http://gmail.1o4.jp/gmail2gmail.html

次回、後編では、送信メールのバックアップを取る方法をご紹介して、最終回としたいと思います。